Fabbrica d’Armi Pietro Beretta S.p.A. (di seguito, anche, il “Titolare” o “Beretta” o “Società”), in qualità di Titolare del Trattamento[1], rende la presente informativa al fine di illustrare le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali delle persone che segnalano un illecito (il “Segnalante”), delle persone segnalate (di seguito anche il “Segnalato”) nonché di eventuali altri soggetti terzi coinvolti (come ad esempio i facilitatori, le persone operanti nel medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante) (di seguito, congiuntamente, anche gli “Interessati”), in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla policy ‘Whistleblowing’, disponibile sul sito internet www.beretta.com/it-it/whistleblowing (di seguito “Segnalazione” o “Segnalazioni”).

Il trattamento dei dati avverrà nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito, anche, “Regolamento” o “GDPR”), dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 così come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018 n. 101, nonché dai singoli provvedimenti dell’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), ove applicabili e del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recante l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di whistleblowing (il “Decreto”).

La presente informativa è resa con riguardo ai soli casi in cui la Segnalazione sia proposta in forma non anonima.

1.  Tipologia e fonte dei dati trattati

I dati personali trattati nell’ambito della gestione della Segnalazione potranno consistere in:

§  dati anagrafici (es. nome, cognome)

§  dati di contatto (es. mail).

I dati personali forniti saranno in ogni caso trattati unicamente dal soggetto designato alla gestione delle Segnalazioni, tutelando la riservatezza dell’identità del Segnalante per tutto il procedimento di competenza del Titolare del trattamento.

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’Interessato (come nel caso dei dati riferiti al segnalante) ovvero presso terzi, come accade per i dati personali riferiti al Segnalato o ad eventuali soggetti terzi coinvolti, estrapolati dal contenuto della Segnalazione e dalle successive attività di indagini e accertamento.

L’acquisizione e gestione delle Segnalazioni potrebbero dare luogo a trattamenti di dati personali appartenenti a categorie particolari di dati personali[2] e relativi a condanne penali e reati, eventualmente contenuti nella Segnalazione e in atti e documenti ad essa allegati, riferiti agli Interessati.

2.  Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa gestione delle attività di indagine necessarie a valutare la fondatezza delle Segnalazioni trasmesse ed adottare eventuali conseguenti provvedimenti.

In particolare, il trattamento ha ad oggetto Segnalazioni che possono riguardare le seguenti violazioni di cui si abbia notizia o conoscenza nell’ambito dell’attività lavorativa:

·         condotte che integrano illeciti amministrativi, contabili, civili;

·         condotte penalmente rilevanti, che possono integrare reati (delitti e contravvenzioni);

·         condotte che possono integrare irregolarità o comunque poste in essere in violazione di leggi, regolamenti o provvedimenti delle Autorità;

·         violazioni dei principi contenuti nel Codice Etico;

·         violazioni dei principi contenuti nel Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231/2001 o di strumenti attuativi (es. procedure);

·         condotte in grado di arrecare un danno patrimoniale (frodi, malversazioni, conflitti di interesse) o di immagine della Società;

·         condotte che violano le norme a tutela della sicurezza e conformità dei prodotti ovvero a protezione dei consumatori;

·         condotte in contrasto con la tutela della protezione dei dati personali, della sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

·         azioni od omissioni che violano le norme in materia di imposta sulle società;

·         condotte suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;

·         offerte, ricezione o richieste di denaro, beni o altre utilità da e verso terzi o dipendenti della Società;

·         condotte in grado di arrecare un danno all’interesse pubblico.

La base giuridica del trattamento è rinvenibile nell’obbligo di legge nonché nel legittimo interesse del Titolare nella tutela della propria immagine e nella salvaguardia del proprio stato economico/patrimoniale e la difesa dei propri diritti (articolo 6, par. 1, lettere c. e f., del Regolamento).

La base giuridica del trattamento che riguarda le categorie particolari di dati personali o i dati relativi a condanne penali o reati è rinvenibile nel fatto che il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi del Titolare (articolo 9, par. 2 lettera b. e articolo 10 del Regolamento).

3.  Modalità di trattamento e periodo di conservazione

Le operazioni di trattamento sono effettuate mediante modalità cartacee ovvero con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati idonei a garantire la sicurezza necessaria in relazione alla natura dei dati trattati e, in particolare, adottando le misure di tipo tecnico ed organizzativo adeguate al rischio del trattamento ai sensi dell’art. 32 GDPR.

I dati personali verranno trattati, in particolare, unicamente dal soggetto deputato alla ricezione della Segnalazione, alla conduzione delle indagini necessarie oltre che a dare seguito alle Segnalazioni e che provvederanno dunque ad espletare tutte le operazioni necessarie ai fini del trattamento, anche attraverso l’inserimento dei dati stessi in banche dati informatizzate e/o cartacee. Il soggetto deputato alla gestione della Segnalazione è un professionista altamente formato in materia, tenuto alla più stretta riservatezza ed è perciò l’unico soggetto autorizzato a conoscere dell’identità del Segnalante.

I dati personali conferiti saranno trattati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità sopra indicate e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Nel caso in cui sia avviata un’azione giudiziaria e/o disciplinare nei confronti del Segnalato o del Segnalante, i dati personali potranno essere conservati fino a conclusione definitiva del procedimento giudiziario e/o disciplinare.

4.  Natura del conferimento dei dati trattati

Il conferimento dei dati personali richiesti al fine di dar seguito alla Segnalazione, valutandone la relativa attendibilità, è necessario. Il mancato o parziale conferimento dei dati comporta l’impossibilità per il Titolare del trattamento di dar seguito alla Segnalazione.

5.  Comunicazione dei dati

Il Titolare del trattamento potrà comunicare i dati personali raccolti ad altri titolari autonomi di trattamento quali, se del caso, all’Autorità Giudiziaria alla Corte dei conti e all’ANAC.

Inoltre, i dati personali potranno essere comunicati a società terze della cui opera il Titolare del trattamento si avvale nominate all’uopo quali Responsabili esterni del trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 28 del GDPR (“Responsabili del Trattamento”). L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è disponibile, su richiesta, inviando una comunicazione ai contatti infra indicati.

Sono in ogni caso fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti del Titolare del trattamento o delle persone (fisiche o giuridiche) comunque interessate e/o coinvolte nella Segnalazione.

I dati personali non saranno in ogni caso diffusi.

6.  Titolare del trattamento e Data Protection Officer

Il trattamento dei dati personali per le finalità indicate nella presente informativa, sarà svolto - in qualità di titolare del trattamento – da Fabbrica d’Armi Pietro Beretta S.p.A. (C.F. e P. IVA IT01541040174), con sede legale in Gardone Val Trompia (BS), via Pietro Beretta, 18. Il Titolare potrà essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@beretta.com.

Beretta ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”), che potrà essere contattato al seguente indirizzo e-mail dpo.fda@beretta.com.

7.  Diritti dell’interessato

Il Segnalante, così come i soggetti terzi coinvolti nelle Segnalazioni, potranno far valere, in presenza delle condizioni previste dal Regolamento, i diritti di cui agli artt.15 e ss., quali:

a)             il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai propri dati personali; 

b)             il diritto di far rettificare i propri dati personali qualora siano errati o incompleti; 

c)             il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati personali in conformità alle disposizioni dell’articolo 17 del GDPR, comprese le seguenti situazioni (i) nel caso in cui i dati personali non sono più necessari in relazione al trattamento, (ii) l'Interessato si oppone al trattamento dei suoi dati e non vi sono motivi legittimi e sopravvenuti per il trattamento, e (iii) i dati sono stati sottoposti a trattamento illecito; 

d)             il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati in conformità alle disposizioni di cui all’articolo 18 del GDPR; 

e)             il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati nei casi riconosciuti dal GDPR; 

f)              il diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali italiana e all'autorità competente dello Stato membro in cui l’interessato risiede o lavora in conformità alle disposizioni dell'articolo 77 del GDPR; 

g)             il diritto di ricevere i dati personali che lo riguardano o di chiederne la trasmissione ad un altro Titolare del trattamento, ove possibile, conformemente alle disposizioni dell'articolo 20 del GDPR. 

I predetti diritti potranno essere esercitati inviando apposita richiesta all’indirizzo e-mail: privacy@beretta.com.

L’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 e ss. da parte dell’Interessato Segnalato sarà garantito compatibilmente con le esigenze di riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003 (di seguito anche “Codice Privacy”), che prevede in particolare che il diritto di accesso agli atti relativi alla Segnalazione avanzata nei suoi confronti incontra una limitazione qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto “alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione, ovvero che segnala violazioni ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, o degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58”.

L’art. 2-undecies del Codice Privacy a tal riguardo stabilisce che in caso di specifiche limitazioni, i diritti in questione possono essere esercitati per il tramite del Garante con le modalità di cui all’art. 160 del Codice medesimo.

^[1]      Ai fini della presente informativa, con il termine “Titolare del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del Trattamento di Dati Personali (art. 4, numero 7, GDPR).

^[2]     Per “Categorie particolari di dati personali” si intende qualsiasi informazione che rilevi l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (art. 9, comma 1, del Regolamento).